Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur, ook wel “e-factuur of e-invoice” genoemd, is een factuur die in een elektronisch formaat wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen. Om een elektronische factuur aan te maken, gebruik je gestructureerde data op basis van de computertaal UBL (Universal Business Language). Dit is het standaard formaat voor e-facturatie in Nederland. Een pdf-document is dus geen elektronische factuur.
Deze gestructureerde gegevens bestaan uit velden die automatisch kunnen worden herkend en verwerkt door bank- en boekhoudpakketten. Zo gebeurt de verwerking van elektronische facturen automatisch en wordt de administratieve last voor accountants en ondernemers drastisch verminderd.
Voordelen in een oogopslag
Ontdek hoe elektronische facturatie het leven van accountants en ondernemers zoveel makkelijker maakt.
- Gemakkelijk: je hebt geen voorkennis of opleiding nodig om elektronische facturen te versturen, je kan er meteen aan beginnen!
- Automatisch: de gegevens (data) in je factuur worden automatisch gelezen en verwerkt. Er zijn geen manuele handelingen meer nodig.
- Snel: of het nu om het versturen van verkoopfacturen gaat of het goedkeuren en betalen van inkomende facturen, dankzij de automatische flow gebeurt alles veel sneller. Wie ziet zijn facturen nou niet graag sneller betaald worden?
- Betrouwbaar: minder handmatige handelingen betekent ook minder kans op fouten (in het rekeningnummer, contactgegevens, de communicatie, enz.). Je bent er dus zeker van dat je de juiste gegevens gebruikt én dat de factuur niet verloren gaat onderweg. Want een opmerkelijk aantal verstuurde e-mails bereikt de ontvanger niet.
- Veilig: elektronische facturen hebben dezelfde juridische geldigheid als papieren facturen. Bovendien verloopt de uitwisseling van facturen veilig omdat het gecodeerde bestanden zijn die leesbaar zijn door de verschillende boekhoudsystemen.
- Goedkoper: geen papier, geen postzegels, geen fysiek transport, geen extra tijd of personeel om zaken handmatig over te typen of na te kijken… Elektronische facturatie is goedkoper én duurzamer dan papieren facturatie.
- Je voldoet nu al aan de toekomstige wettelijke verplichting!
